Własna księgowa: czy to ma sens?

Data wpisu: 02.01.2019
Zdjęcie główne #69 - Własna księgowa: czy to ma sens?

Spośród około 3 milionów działających w Polsce przedsiębiorstw, zdecydowana większość to mikro i małe firmy. Tego typu biznesy każdego dnia muszą optymalizować swoje koszty, szukając różnych sposobów na ograniczenie stałych wydatków. Stąd niezwykle rzadko spotyka się sytuacje, w których mały przedsiębiorca zdecydowałby się na zatrudnienie własnej księgowej. A może to jednak błąd? W naszym poradniku wymieniamy najważniejsze zalety i wady utworzenia etatu księgowej w firmie.

Dlaczego warto mieć własną księgową?

Własna księgowa (lub księgowy – nie bądźmy seksistami) to bez wątpienia ogromny komfort. Przedsiębiorca wie, że na miejscu jest osoba, która z pewnością „ogarnie” wszystkie sprawy podatkowe, a nierzadko także kadrowe. Nie musi wysyłać skanów dokumentacji, pisać maili czy dzwonić do zewnętrznego biura rachunkowego z prośbą o poradę.

Kolejną zaletą zatrudnienia własnej księgowej jest znaczne usprawnienie komunikacji. Przedsiębiorca może w ciągu kilku chwil uzyskać fachową interpretację podatkową, dzięki czemu nie popełni kosztownego błędu, np. w sytuacji nieprawidłowego zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Ponadto księgowa, która jest pracownikiem etatowym firmy, może reprezentować przedsiębiorcę przed organami skarbowymi oraz czuwać nad przebiegiem ewentualnej kontroli. Co prawda zewnętrzne biura rachunkowe również oferują takie usługi, ale nie oszukujmy się – tylko ktoś, kto na co dzień „siedzi” w dokumentacji firmy, jest w niej perfekcyjnie zorientowany.

Wady? Nie tylko wysoki koszt

To oczywiste, że zatrudnienie księgowej na etacie wiąże się z dość wysokim, w dodatku comiesięcznym kosztem. Doświadczona specjalista nie zadowoli się przecież pensją minimalną. To jednak niejedyny problem.

Przede wszystkim księgowa etatowa niekoniecznie będzie mieć motywację do tego, by stale aktualizować swoją wiedzę – a wiemy przecież, że w naszym kraju prawo podatkowe jest notorycznie modyfikowane. Przedsiębiorca musiałby finansować księgowej szkolenia, a to znów wiąże się z dodatkowymi kosztami. Mało tego: księgowa musi mieć do dyspozycji zaawansowane oprogramowanie, które jest drogie i wymaga regularnej aktualizacji.

Warto także zadać sobie pytanie, co się stanie w momencie, gdy księgowa długotrwale zachoruje? Czy przedsiębiorca będzie w stanie przejąć jej obowiązku lub znaleźć fachowe zastępstwo? Jest to mało prawdopodobne. W praktyce będzie się to wiązać z koniecznością utworzenia nowego stanowiska, co znów oznacza koszty.

Nie jest również tajemnicą, że na polskim rynku mamy deficyt specjalistów ds. księgowości, zwłaszcza takich, którzy dodatkowo znają się na kwestiach kadrowych. Najlepsi znajdują zatrudnienie w korporacjach lub zakładają własne biura rachunkowe.

Na koniec wspomnijmy o jeszcze jednej, za to bardzo istotnej wadzie zatrudnienia księgowej. Otóż jej odpowiedzialność za nieumyślne popełnienie błędu jest ograniczona do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia. Niekoniecznie musi to wystarczyć na pokrycie mandatu skarbowego. Zewnętrze biuro rachunkowe ma natomiast ubezpieczenie OC i można od niego dochodzić zadośćuczynienia.

Podsumowując: własna księgowa to wygoda i poczucie bezpieczeństwa, ale biorąc pod uwagę koszty związane z utworzeniem takiego etatu, trudno polecić to rozwiązanie przedsiębiorcom pilnującym dyscypliny finansowej. Oferta biur rachunkowych, także internetowych, jest już tak szeroka, że bez trudu można znaleźć usługę wpisującą się w budżet i potrzeby firmy. 

Autor wpisu: Soluma Business, Andrzej Weis

Wszystkie działy